Российский сервис поездок и путешествий №1 проводит инвентаризации основных средств

Краткое описание

Многие компании тратят колоссальное количество времени на ведение учёта основных средств, так как считают компьютеры, столы, стулья и другое оборудование вручную.

Руководство сервиса поездок и путешествий Туту.ру выбрало программное обеспечение «Клеверенс», терминал сбора данных RFID Zebra MC339R и принтер этикеток Zebra GK 420t для того, чтобы сократить время и трудозатраты на пересчёт основных средств в офисных помещениях. Для внедрения софта и введения в работу необходимого оборудования пригласили специалистов компании «Первый БИТ».

Подробное описание

О заказчике

Сервис поездок и путешествий Туту.ру работает с 2003 года. Помогает быстро и удобно купить электронные билеты на самолёт, электричку, поезд или автобус, выбрать необычный авторский тур или экскурсию, оформить командировку в несколько кликов.

Офис Туту.ру располагается в одном из московских бизнес-центров. Численность сотрудников более 400 человек. А количество ноутбуков, кресел, принтеров, столов и прочего – более 5 тысяч единиц. Учёт имущества бухгалтерия ведёт в системе учёта «1С: Бухгалтерия 8.3».

Прежняя система учёта

Задачи на покупку техники в CRM-системе позволяли отследить, какое оборудование за кем из сотрудников закреплено. Но для понимания что конкретно есть в наличии, а что ещё нужно приобрести, приходилось тратить время и перепроверять старые распоряжения на закуп. Туту.ру не хватало единой точки обмена информацией, которая позволяла бы в короткий срок узнать, есть ли техника для нового сотрудника, нет ли на складе избытка какой-либо техники, сколько ноутбуков сейчас в ремонте и давно ли они там находятся.

Ревизии проходили в штатном режиме: распечатывали список подотчётного оборудования и основных средств, ответственные лица проходили по всем офисным помещениям, сверяли инвентарные номера и отмечали соответствие в номенклатурном списке. Далее готовый инвентаризационный отчёт передавали в бухгалтерию – для внесения данных в систему учёта. Такая сверка выполнялась несколькими сотрудниками в течение одной–двух недель.

Задачи

Руководство сервиса поездок и путешествий Туту.ру хотело видеть прозрачную картину движения и наличия основных средств и товарно-материальных ценностей.

Для решения этих вопросов было поставлено несколько задач:

• автоматизировать управленческий учёт ОС и ТМЦ,
• упростить и ускорить процесс проведения инвентаризаций в офисных помещениях,
• создать единую базу, которая будет содержать информацию о фактическом наличии оборудования и об ответственных за него лицах в Туту.ру,
• предоставить доступ к этим данным сотрудникам всех отделов, участвующих в эксплуатации ТМЦ – чтобы иметь возможность отслеживать за кем закреплён ноутбук, стол или принтер.

Решение

Как выбирали программный продукт для масштабного проекта

Сотрудничество с Туту.ру – масштабный по всем параметрам проект для компании «Первый БИТ». Для решения поставленных задач выбрали софт «Клеверенс. Учёт имущества». С его помощью настроили управленческий учёт основных средств и имущества в офисных помещениях.

Андрей Норотов, руководитель проектов компании «Первый БИТ»: «Со стороны Туту.ру процессе внедрения участвовали отдел АХО, IT-отдел, бухгалтерия, системный архитектор 1С. Со всеми доработками у нас примерно год ушёл на интеграцию, так как долгое время сервис путешествий работал в режиме “удалёнки”».

Выбранное оборудование и его возможности

Терминал сбора данных считывает сразу все метки в одном помещении. RFID этикетки для диэлектриков и металлических поверхностей уже содержат в себе информацию, которую терминал может «видеть» на расстоянии до 3,5 метров: он удобно связывается с системой учета по Wi-Fi сети – без привязки к рабочему компьютеру. В Туту.ру используют для работы с этикетками принтер Zebra GK 420t.

С помощью терминала можно выполнить операцию записи меток. Далее имущество нужно оклеить метками и можно приступать к проведению инвентаризации. ТСД будет считывать все метки, но учитывать только те, что записаны при помощи софта «Клеверенс. Учёт имущества». Результат инвентаризации будет виден после обработки данных.

Сейчас в Туту.ру в работе используется один терминал сбора данных RFID Zebra MC339R, на котором выполняются следующие операции: перемещение между помещениями, выдача офисного оборудования в пользование или возврат, ревизии и запись RFID-меток. Одного терминала вполне достаточно для проведения инвентаризаций основных средств. В будущем планируется приобретение дополнительного оборудования.

Знакомство с заказчиком и этапы внедрения

Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ»: «На нас представители Туту.ру вышли через сайт kkm.ru. Им нужно было работать с RFID-технологией. Искали удобную в работе, гибкую и поддающуюся доработкам программу. Мы сначала обсудили детали с представителями Туту.ру, оценили проект. Каждый рабочий момент сначала согласовывали с заказчиком, тестили, только потом внедряли».

Далее специалисты компании «Первый БИТ» доработали дополнительные отборы на ТСД по счетам учёта и организациям – для выполнения управленческих задач и чтобы упростить проведение инвентаризаций.

 Усовершенствовали механизм передачи объектов в аренду между организациями и оптимизировали процессы работы программы.

Небольшие минусы в работе

 Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ»: «Считаю, нам удалось реализовать все запросы Туту.ру. Хотя несколько раз вносили дополнения в техническое задание. Не обошлось и без сбоев, конечно: случились “баги” в типовой КУИ. Решили их совместно с техподдержкой “Клеверенс”. Для этого код правили в 1С».

Результаты

Сейчас в системе учёта отражаются актуальные остатки. Учёт имущества перешел из обширной работы «в полях» – с необходимостью вручную найти и отсмотреть каждую единицу оборудования и мебели – в удобный формат, дружелюбный любому пользователю 1С. А инвентаризацию можно быстро провести при любой необходимости – буквально за 1 день.

Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами сервиса поездок и путешествий Туту.ру: «Мы довольны, что внедрили программу "Клеверенс", так как она помогла решить задачу по учёту оборудования. Теперь можно видеть в режиме реального времени точную картину по наличию и движению имущества. Стало удобнее вести учёт оборудования с привязкой к сотрудникам, помещениям и т. д. Особенно хочется отметить возможность проведения гибкой инвентаризации в кратчайшие сроки, благодаря внедрённой технологии RFID».

Наш клиент

Геннадий Косеко, менеджер по работе с партнёрами Сервиса поездок и путешествий «Туту.ру»: 

"Мы довольны, что внедрили программу «Клеверенс», так как она помогла решить задачу по учёту оборудования. Теперь можно видеть в режиме реального времени точную картину по наличию и движению имущества. Стало удобнее вести учёт оборудования с привязкой к сотрудникам, помещениям и т.д. Особенно хочется отметить возможность проведения гибкой инвентаризации в кратчайшие сроки, благодаря внедренной технологии RFID".

Tutu.ru – онлайн-сервис для поездок и путешествий, работающий с 2003 года. Позволяет узнать расписание, купить билеты на разные виды транспорта, выбрать авторский тур или экскурсию, оформить командировку и найти всю необходимую информацию для планирования путешествия.
https://www.tutu.ru/

Наш партнер

Андрей Рыжиков, специалист по внедрению компании «Первый БИТ»: "Точно могу сказать, что софт «Клеверенс» оправдал ожидания заказчика. В десятки раз быстрее стали проводить инвентаризации ОС. Что экономит время сотрудников, в первую очередь. Весь «жизненный путь» оборудования и ТМЦ прописан в системе, ничего не теряется и не пропадает в дебрях склада".

Андрей Норотов, руководитель проектов компании «Первый БИТ»: "Для такого известного и крупного сервиса, как «Туту.ру», и для проекта такого масштаба нам нужно было выбрать программный продукт, который не подведёт ни при каких обстоятельствах. Именно поэтому выбор пал на «Клеверенс. Учёт имущества». Софт используется в офисных помещениях сервиса путешествий".

Компания «Первый БИТ» – международный интегратор эффективных ИТ-решений. Филиальная сеть компании объединяет более 90 филиалов, в 60 городах России и странах: Украине, Казахстане, ОАЭ, Канаде и Испании.
1cbit.ru

Оборудование и программное обеспечение

Клеверенс: Учет имущества, RFID

RFID Zebra MC339R

Принтер этикеток Zebra GK420t