Внедрение AXELOT TMS X4 позволило компании «ПромТехМонтаж» автоматизировать планирование маршрутов, собирать актуальные данные для аналитики и повысить эффективность работы собственного автопарка.
Компания «ПромТехМонтаж» оказывает услуги по перевозке для различных оптовых компаний-дистрибьютеров сантехнического оборудования, электрики и общехозяйственных товаров. Компания обладает собственным автопарком, в который входят 27 транспортных средств. Для обслуживания и ремонта автотранспорта «ПромТехМонтаж» имеет собственную сервисную зону. Ведется сотрудничество и со сторонними перевозчиками, но основную массу перевозок компания выполняет собственными силами. Ежедневно совершаются 300-600 доставок как по Москве, так и по регионам.

Наличие собственного парка позволяет гарантировать бесплатную доставку товара 80% клиентов уже на следующий день после заказа. Чтобы еще больше повысить эффективность управления перевозками и работой собственного парка, руководство «ПромТехМонтаж» решило внедрить систему AXELOT TMS X4.

Что было раньше

До автоматизации процесс планирования перевозок был выстроен следующим образом:

•    Отдел продаж формировал заявки на доставку клиентам, однако, не всегда вся важная информация заполнялась корректно, а дата отгрузки выставлялась автоматически из КИС по внутренним правилам.

•    Формирование маршрутов выполнялось в стороннем сервисе, отбор заявок для планирования осуществлялся автоматически. Если дата отгрузки была поставлена некорректно или заявка в процессе корректировалась, в планировании могли появиться «лишние» заявки или пропасть нужные.

•    У водителей имелся мобильный клиент, который, однако, некоторые водители использовали как «упрощенный» маршрутный лист, не осуществляя в нём никакие отметки о передвижениях.

•    При необходимости смаршрутизировать забор груза от поставщика логист вручную вставлял точку в маршрут, без формирования заявки для забора груза в КИС.

До внедрения TMS ремонтные работы осуществлялись по предоставленному заказ-наряду. Заказ-наряд формировался в КИС и передавался слесарю, а если документ не был своевременно оформлен, то назначение на работы выполнялось по звонку.

Механик постфактум вносил информацию по проведенным работам, а чтобы внести израсходованные на ремонт материалы в КИС приходилось вручную искать нужные наименования по всему списку номенклатуры, включая поставляемые клиентам позиции (50 000 + позиций). Учет шин, аккумуляторов и других агрегатов полностью отсутствовал, что приводило к непрозрачности расходов на собственный парк и не позволяло получать необходимую аналитику.

Что дало внедрение TMS

Благодаря использованию AXELOT TMS удалось выстроить процесс корректного отбора заявок на перевозку на стороне КИС для планирования. Ранее логист работал с общим списком заявок, в который входили и заявки, оформленные некорректно. Теперь логист видит все заявки и знает, какие из них попадают в планирование. Заявки, которые изменяют свой статус, обновляются в TMS в режиме реального времени, автоматически проходят проверку корректности заполнения и если проверка неуспешна, заявка исключается из перечня заявок в работе. Процесс планирования рейсов также автоматизирован.

Реализована возможность обновлять рейс уже после того, как он был спланирован – система позволяет добавлять дополнительные задания водителю и обновлять состав грузовых мест. При актуализации рейса в документ подтягиваются не только актуальные данные по грузовым местам, но и дополнительные задания водителю, которые будет необходимо выполнить на маршруте, например, подписать документы.

Также был внедрен мобильный клиент, который позволяет водителю интерактивно отчитываться об исполнении рейса с указанием точной информации о выгрузке грузовых мест, и причинах выполнения/невыполнение тех или иных заданий в рейсе, которые в дальнейшем повлияют на KPI водителя.

По показателям рейса (тип транспортного средства, километраж, регион доставки, количество выполненных заданий) производится автоматический расчёт заработной платы по заложенным тарифам. По итогам месяца также автоматически производится расчет премии по KPI, который зависит от процента от общего количества точек в осуществленных доставках и процента от общего списка выполненных водителем дополнительных заданий. Более того, если водитель через мобильный клиент отменяет выполнение какого-либо задания, ему необходимо указать причину отмены. Сами причины были разделены на уважительные и не уважительные. Благодаря этому отмена задания не по вине водителя не оказывает отрицательное влияние на его KPI

Заложенный в TMS механизм учета затрат позволяет компании грамотно распределять все свои расходы на рейсы и транспортные средства согласно тому, сколько они работали в течение месяца. Гибкий механизм составления отчетности позволил заказчику увидеть полную стоимость рейсов за счет разграничения по учету прямых (заработная плата водителя, топливо на рейс) и косвенных (обслуживание транспортного подразделения) затрат. Это, в свою очередь, позволит заказчику корректно соотнести регионы доставки и цену на собственную продукцию в этих регионах.

У механика теперь появилась возможность работать в режиме единого окна без необходимости уточнять информацию на складе или у слесаря. Обеспечен четкий контроль за проведением ремонтных работ, появилась возможность вести учет шин, аккумуляторов и других агрегатов, с возможностью учета их затрат на них, а также их ремонта и перемещения с одного транспортного средства на другое. Системный подход к организации работы по обслуживанию собственного парка и продуманный пользовательский интерфейс обеспечивает не только учет движения каждой запчасти, но и доступность аналитической информации, используемой в формировании бюджетов транспортного подразделения. Корректная детализации, полнота учета, своевременная доступность – факторы, минимизирующие риски и трудовые затраты во время бюджетных циклов.

Команда заказчика приняла в проекте активное участие и выполнила ряд работ самостоятельно. Представители заказчика своими силами выполнили интеграцию КИС и TMS, а еще самостоятельно осуществили доработку системы в части обновления данных в документе Рейс. Благодаря проведенному обучению, в структуре ИТ-отдела заказчика появился ответственный администратор, который будет осуществлять быструю и своевременную поддержку пользователей TMS, а также оперативно и безболезненно адаптировать систему к изменяющемуся бизнес-процессу.